شغل منشی‌گری یکی از شغل‌های پر تقاضا و پرطرفدار در دفاتر اداری و سازمان‌های مختلف است. در این شغل منشی به‌عنوان یکی از اعضای تیم اداری، با انجام مسئولیت‌های مختلف مواجه می‌شود. شرح وظایف منشی شامل تنظیم برنامه‌های روزانه، پاسخگویی به تلفن و پیام‌های ارسالی، مدیریت اسناد و نوشته‌ها، تهیه صورت‌جلسات و توزیع پیام‌ها است.
بااین‌حال شرح وظایف منشی و مسئول دفتر در هر سازمان، می‌تواند متفاوت باشد. این وظایف به عواملی مانند نوع و اندازه شرکت، شیوه کاری و چارت سازمانی بستگی دارد. در این مقاله با معرفی شغل منشی‌گری و شرح وظایف منشی، در خدمت شما هستیم.
شرح شغل منشی‌گری
منشی‌گری، شغلی بسیار مهم در شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ است. امروزه بسیاری از کسب‌وکارها به استخدام منشی نیاز دارند. مشاهده انواع آگهی‌های استخدامی مانند آگهی استخدام منشی و آگهی استخدام کارمند اداری در سفارت در لینک زیر: https://jobvision.ir/jobs/category/secretary
آژانس‌های هواپیمایی، شرکت‌های بازرگانی، مطب‌های دندانپزشکی، کلینیک‌ها و مشاوران املاک، تنها برخی از کارفرمایانی هستند که اقدام به انتشار آگهی استخدام منشی می‌کنند. این شغل بر پایه مهارت‌های ارتباطی شکل‌گرفته و مسئولیت‌های زیادی دارد. در شرح وظایف منشی‌گری، انجام مسئولیت‌هایی مانند پاسخگویی به تلفن، مدیریت ارتباط با مشتریان و ارسال پست الکترونیکی به چشم می‌خورد.
منشی‌ها افرادی با مهارت‌های مختلف مانند مهارت در استفاده از نرم‌افزارهای آفیس، روابط عمومی بالا، توانایی سامان‌دهی امور و مدیریت زمان هستند. همچنین در این شغل توجه به جزئیات بسیار مهم بوده و منشی‌ها باید بتوانند در زمان کم، چندین فعالیت را به شکل هم‌زمان انجام دهند.
شرکت‌های بزرگ به افرادی نیاز دارند که قابلیت هماهنگی و همکاری در تیم، سازمان‌دهی قوی و توانایی مدیریت روابط عمومی شرکت را داشته باشند. از منشی‌ها انتظار می‌رود که به شکل بسیار مؤثر، حضوری فعال در گروه داشته و بتوانند به‌سرعت راه‌حل‌هایی برای هر چالش پیدا کنند.
در کل، منشی‌گری یک شغل اداری است که با مفاهیمی مانند پشتیبانی، کارآمدی، نظم، مهارت‌های ارتباطی و خلاقیت در ارتباط است. همچنین به‌عنوان یک منشی، باید بسیار دقیق و سریع کارکنید. شما باید بتوانید مسئولیت‌هایی را که در این شغل برعهده دارید، به شیوه مناسبی انجام دهید. اگر به دنبال شغلی هستید که چالش‌برانگیز، پویا و دارای وظایف متعدد است، فعالیت به‌عنوان منشی می‌تواند گزینه مناسبی برای شما باشد.
شرح وظایف منشی و مسئول دفتر
همان‌طور که در بخش قبلی اشاره شد، منشی‌گری یکی از شغل‌های پرطرفدار در دفاتر اداری و سازمان‌ها است. کار منشی‌گری تنها محدود به تحویل کاغذها و نوشته‌ها نیست؛ بلکه این حرفه دارای مسئولیت‌های متعددی است.
در حقیقت منشی و مسئول دفتر در یک سازمان، یک کارشناس امور اداری است که وظایف متعددی را بر عهده دارد. همچنین، منشی‌ها باید از توانمندی‌های مختلفی برخوردار باشند. برخی از وظایف شغلی در این سمت عبارت‌اند از:
- پذیرش و پاسخگویی به تماس‌های تلفنی و پیام‌های الکترونیکی و ارجاع آن‌ها به اشخاص مربوطه
- ثبت اطلاعات مراجعه‌کنندگان، برگزاری جلسات و پیشرفت پروژه‌های مختلف
- پیگیری برنامه زمانی برگزاری نشست‌ها، همایش‌ها و جلسات مدیران و همکاران
- هماهنگی و پیگیری کارهای دفتر
ذکر این نکته ضروری است که در شغل منشی‌گری با توجه به محل فعالیت، وظایف متفاوتی وجود دارد. در ادامه این بخش از مقاله، شرح وظایف شغل منشی‌گری را در برخی از موقعیت‌ها بررسی خواهیم کرد.
شرح وظایف منشی بیمارستان
منشی بیمارستان در بسیاری از موارد مرتبط با ارائه خدمات پزشکی، نقش خود را ایفا می‌کند. منشی بیمارستان فردی است که به ثبت پرونده‌های بیماران می‌پردازد. منشی بیمارستان و مراکز درمانی باید به سوالات بیماران پاسخگو بوده و به‌صورت دقیق، اطلاعات و مشخصات بیماران را در پرونده آن‌ها ثبت کند.
به شکلی که مراکز درمانی و پزشکان با انتشار آگهی‌های استخدامی مانند آگهی استخدام منشی مطب دندانپزشکی، دستیار دندانپزشک و منشی مطب، به دنبال نگهداری و به‌روزرسانی پرونده‌های بیماران خود هستند. در ادامه، به برخی دیگر از وظایف و مسئولیت‌های منشی در بیمارستان‌ها و مراکز درمانی اشاره خواهیم کرد:
- پذیرش و ارائه راهنمایی به بیماران درزمینه خدمات پزشکی موجود در مرکز درمانی
- تعیین وقت مراجعه به پزشک یا متخصص
- پاسخگویی به تماس‌های بیماران و ارجاع آن‌ها به پزشک متخصص
- بررسی نوع پوشش بیمه‌ای بیماران
- رعایت حفظ حریم شخصی بیماران
- پشتیبانی پزشک در ارائه خدمات پزشکی
- مشاوره مرتبط با سلامت در مورد بیماری‌ها و لوازم طبی
- مدیریت و هماهنگی برگزاری جلسات و نشست‌ها
شرح وظایف منشی مدیرعامل
منشی مدیرعامل، یک شخص کارآزموده است که مسئولیت‌های متعددی را بر عهده دارد. در حقیقت منشی مدیرعامل، به‌عنوان نماینده مدیرعامل در دفتر شرکت شناخته می‌شود. برخی از وظایف معمول منشی مدیرعامل عبارت‌اند از:
- پاسخگویی به تماس‌های تلفنی و پیام‌های الکترونیکی
- سازمان‌دهی فعالیت‌های دفتر
- تنظیم زمان برگزاری نشست‌های کاری
- کمک به مدیرعامل در تصمیم‌گیری و تحلیل اطلاعات
- پیگیری اوراق و مدارک حقوقی شرکت
- انجام امور هماهنگی مرتبط با سفر مانند رزرو بلیت هتل و هواپیما
- حفظ نظم در دفتر شرکت
- نگهداری و محافظت از محتوای سازمانی مانند ایمیل‌ها، نشریات و گزارشات
- مدیریت، نگهداری و به‌روزرسانی پرونده‌ها
- نظارت بر دریافت‌ها و پرداخت‌ها و بررسی و اصلاح گزارش‌ها
- تایپ نامه‌های اداری و تهیه گزارش‌های درخواستی مدیریت
شرح وظایف منشی دادگاه
منشی دادگاه مسئول انجام برخی از وظایف مدیریتی و اجرایی دادگاه است. منشی دادگاه باید پرونده‌های دادگاه را مرتب کرده و در سیستم رایانه‌ای دادگاه ثبت کند. همچنین به‌روزرسانی پرونده‌ها و تنظیم جلسات دادگاه، بر عهده منشی دادگاه است.
از طرف دیگر به‌منظور اطلاع‌رسانی به شاکیان، متهمان و وکلای آن‌ها، منشی دادگاه باید دعوت‌نامه‌ها و اطلاعیه‌های مربوط به جلسات دادگاه را برای آن‌ها ارسال کند. همچنین منشی دادگاه باید گزارش‌هایی مانند تعداد پرونده‌های بسته‌شده در هرماه، تعداد جلسات برگزارشده و تعداد مراجعه‌کنندگان دادگاه را تنظیم کرده و به مدیر دادگاه ارائه کند. در ادامه به‌طور خلاصه، به وظایف و مسئولیت‌های منشی دادگاه اشاره شده است:
- ارائه خدمات و پشتیبانی از قضات و کارکنان دادگاه در مواردی مانند ارتباط با مراجعه‌کنندگان، پیگیری امور داخلی دادگاه، حضور در جلسات دادگاه و ثبت پرونده‌ها
- مدیریت اطلاعات و پرونده‌ها
- ارسال اطلاعیه‌ها و دعوت‌نامه‌ها
- تهیه گزارش و آمار
- اعلام درخواست برای تأمین ملزومات دفتری و مصرفی
شرح وظایف منشی جلسه
منشی جلسه مسئول انجام برخی از وظایف مدیریتی و اجرایی جلسات است. این وظایف شامل موارد زیر هستند:
- تهیه دستور کار جلسه بر اساس دستورالعمل‌های مربوط به هر نوع جلسه و ارسال آن برای شرکت‌کنندگان جلسه
- ایجاد شرایط مناسب برای برگزاری جلسه مانند رزرو اتاق جلسه، چیدمان صندلی‌ها و تأمین نیازهای دیگر مرتبط با جلسه
- حضور در جلسه و ثبت نتایج
- تهیه گزارش جلسه شامل نکات مهم و نتایج عملی جلسه
- پاسخ به سوالات شرکت‌کنندگان در جلسه و راهنمایی آن‌ها
- مدیریت خدمات و تأمین نیازهای جلسه مانند امکانات صوتی و تصویری جلسه
جمع‌بندی
در این مطلب، با شرح وظایف منشی در خدمت شما بودیم. شغل منشی‌گری یکی از محبوب‌ترین شغل‌ها در دفاتر و سازمان‌ها است. شغل منشی‌گری دارای وظایف متعددی است که باید به شکل مناسبی انجام شوند.
انجام این وظایف منجر به مدیریت زمان، تسهیل ارتباطات، تسهیل فعالیت‌های روزانه و بهبود عملکردهای کاری شرکت می‌شوند. درنهایت اگر به دنبال شغلی با مسئولیت‌های مختلف و پویا هستید، شغل منشی‌گری را به شما پیشنهاد می‌کنیم.
